Politique de confidentialité et vie privée​

Applicable au 2024-06-05

Nous accordons beaucoup d’importance au respect de votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel.

La présente politique vous informe sur la manière dont sont recueillies et utilisées vos données dans le cadre du site accessible à l’adresse www.williamhoude.com(le « Site ») et/ou à l’occasion de tous contacts avec notre Société, et ce, en conformité avec la loi « Informatique et libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 et la réglementation européenne en vigueur issue du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).

sur la protection de vos données à caractère personnel

1. Responsable de traitement et destinataires des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel collectées (« Données ») dans le cadre de l’utilisation de notre Site et, plus généralement, dans le cadre des relations que vous pourriez être amenés à avoir avec notre Société, font l’objet d’un traitement par William Houde Ltée, situé au 8, 3e rang Ouest, Saint Simon  J0H 1Y0, en tant que responsable de traitement (« Responsable de Traitement »).

Par Données est entendu toute information relative à une personne physique identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne.

Selon la finalité du traitement, les Données collectées et/ou transmises sont destinées à être utilisées par le Responsable de Traitement ; y auront accès les services support (achat/administration des ventes, commerce, logistique, credit management, RH, comptabilité informatique et marketing) du Responsable de Traitement. Elles seront également rendues accessibles aux prestataires suivants (« sous-traitants » ou « destinataires tiers » au sens de la réglementation) pour les stricts besoins de leur mission, notamment :

• les prestataires techniques : agence de communication, société d’hébergement de notre Site (voir CGU et mentions légales accessibles ICI) ;
• les prestataires comptables/financiers : auditeurs, banques ;
• les prestataires logistiques : transporteurs et prestataires de solution de visibilité des plateformes logistiques ;;

Les accès sont strictement encadrés par les politiques de sécurité en place de sorte qu’une intervention humaine sur les Données reste très exceptionnelle. Le Responsable de Traitement pourra être amené à communiquer vos Données à des tiers dans les cas où une telle communication est autorisée et requise par la loi ou une décision de justice, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de ses droits.

En dehors de ces cas, vos Données ne seront cédées ou rendues accessibles à aucun tiers sans votre accord préalable.

Le Responsable de Traitement ne procède à aucun transfert de vos Données vers un pays tiers à l’EEE. En cas de transfert hors de l’EEE, de tels transferts seront encadrés par des garanties appropriées, telles les clauses standards requises par la Commission européenne.

2. Finalités de la collecte des Données

Les Données qui sont indispensables pour répondre à votre prise de contact, exécuter les relations commerciales avec notre Société, notamment le contrat de vente de produits et/ou services présentés sur le Site, ou pour répondre à une obligation règlementaire, vous seront signalées comme telles lors de la collecte.

Les Données suivantes sont traitées :

• Les données d’identification (nom, prénom),
• Les données de connexion,
• Les données de localisation (coordonnées postales),
• Les données relatives aux moyens de paiement,
• Les données relatives à la transaction,
• Tout autre donnée que vous nous adressez afin d’entrer en contact avec notre Société ou obtenir la fourniture de produits et/ou services,

Les Données seront utilisées de différentes manières, en fonction de la raison qui vous a conduit à consulter le Site :

• Sur la base de votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment sans remettre en cause la licéité initiale de l’utilisation de vos Données ( infra, art. 3 « Vos Droits »), pour l’envoi de newsletters ;
• Pour les besoins de l’exécution des relations commerciales et notamment du contrat de vente ou de prestation de services que vous avez souscrit ou de fourniture (création de comptes clients ou fournisseurs, exécution des commandes, facturation, suivi de l’exécution du contrat, livraison, après-vente et réclamations, réalisation d’enquêtes de satisfaction, gestion du fichier client ou fournisseur, gestion des impayés et des contentieux) ;
• Pour traiter et répondre à des demandes pouvant donner lieu, le cas échéant, à une contractualisation (demande d’informations) ;
• Pour répondre aux obligations légales, comptables et fiscales (notamment de conservation de pièces comptables justificatives ; gestion des demandes de droits, de rectification et d’opposition ; tenue d’une liste d’opposition à la prospection), ou établir, exercer et défendre des droits juridiques.

Sauf opposition de votre part et dans les limites de vos intérêts et droits, pour répondre aux besoins légitimes du Responsable de Traitement, notamment de :

• Prospection, suivi de la relation client et de fidélisation client (lesquels passent en particulier par l’envoi de messages commerciaux ou les actualités concernant les produits, services et offres présentés sur le Site ou hors Site) ;
• Création de comptes clients/fournisseurs en réalisant toute due diligence nécessaire à la protection des intérêts du Responsable de Traitement et à la prévention des conflits d’intérêts ;
• Optimisation du Site (analyse du parcours de navigation, identification des connexions massives, détermination des tendances des recherches effectuées afin de pouvoir ajuster à la demande les offres proposées)
• Réalisation d’opérations de sollicitations, afin de développer l’activité commerciale ;
• Gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus dans l’intérêt d’améliorer les produits et services proposés sur le Site ou hors Site ;
• Personnalisation de l’expérience client sur le Site ;
• Élaboration de statistiques (notamment commerciales), afin d’analyser l’activité commerciale ;
• Gestion du fichier prospect, afin de développer l’activité commerciale ;
• Réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
• À des fins de lutte contre la fraude au paiement.

3. À propos des cookies

Différents cookies sont utilisés sur le Site pour améliorer l’interactivité entre vous, le Site et les services proposés.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Politique sur les cookies accessible ICI.

4. Vos droits concernant les Données

Les personnes dont les Données sont traitées par le Responsable de Traitement disposent d’un droit d’accès, de rectification des Données erronées les concernant, et, dans les cas et selon les limites prévus par la règlementation, d’opposition, de suppression de certaines de leurs Données, de retirer son consentement, d’en faire limiter l’usage, de définir leur sort après leur mort, ou de solliciter leur portabilité en vue de leur transmission à un tiers.

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’écrire à l’une des deux adresses mentionnées à l’article 6 ci-après et d’y joindre, le cas échéant, toute pièce permettant de justifier votre identité et votre demande.

5. Durées de conservation des Données

Vos Données seront conservées pendant la durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et notamment durant les périodes suivantes :

• Pendant une durée de 3 ans suivant le dernier contact, puis conservées en archives intermédiaires pour la durée de la prescription légale applicable (5 ans) pour toutes les Données, sauf pour les données bancaires et les cookies ;
• Pour une durée de 13 mois à compter de leur implantation/création s’agissant des cookies.

À l’issue de ces durées, les Données seront supprimées des bases actives et, si besoin, archivées pendant une durée n’excédant pas les délais de prescription légale ou les obligations d’archivage applicables. Une fois ces délais expirés, les Données seront détruites.

6. Contacter le référent à la protection des données (DPO)

Pour toute question ou difficulté relative à la collecte, à l’utilisation ou à la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel : marketing@williamhoude.com
Par courrier :
William Houde Ltée
8, 3e rang Ouest
Saint-Simon (Québec)
J0H 1Y0
Canada

Si vous estimez que votre demande n’a pas été traitée de manière satisfaisante ou si vous souhaitez déposer une plainte officielle concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à :

Commission d’accès à l’information du Québec
Bureau 10.40
900, boulevard René-Lévesque Est
Québec (Québec)
G1R 5T8
Canada

Pour plus d’information : https://www.cai.gouv.qc.ca/

Protection de vos renseignements personnels – Recrutement (candidature spontanée ou réponse à une offre)

Nous accordons une grande importance au respect de la vie privée et à la protection des renseignements personnels, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement le sont avec votre consentement. En transmettant votre candidature, vous autorisez William Houde Ltée et le groupe Roullier à collecter, utiliser et conserver vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• analyser l’adéquation de votre profil avec les postes disponibles ;

• communiquer avec vous relativement à votre candidature ;

• gérer le processus de recrutement interne.

Avec votre accord, nous pourrons conserver votre dossier de candidature afin de vous proposer ultérieurement d’autres opportunités correspondant à votre profil, pour une durée maximale de 24 mois suivant la réception de votre candidature, sauf si vous demandez leur suppression avant ce délai.

L’accès à vos renseignements personnels est limité uniquement aux membres du personnel qui doivent les consulter dans le cadre du recrutement (Ressources humaines, gestionnaires concernés, direction). Les renseignements sont hébergés et traités au Canada. Aucun transfert à l’extérieur du Québec ne sera effectué sans votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi.

Vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• droit d’accès et de rectification ;

• droit de retirer votre consentement au traitement ;

• droit de demander la cessation de la diffusion ou la suppression de vos renseignements, dans les limites prévues par la loi.

Pour exercer vos droits ou pour toute question liée à la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel : marketing@williamhoude.com
Par courrier :
William Houde Ltée
8, 3e rang Ouest
Saint-Simon (Québec)
J0H 1Y0
Canada

Si votre demande demeure insatisfaite, vous pouvez adresser une plainte à l’autorité compétente au Québec :

Commission d’accès à l’information du Québec
Bureau 10.40
900, boulevard René-Lévesque Est
Québec (Québec)
G1R 5T8
Canada
Site Web : https://www.cai.gouv.qc.ca/

Nous vous demandons de vous assurer que les documents transmis dans le cadre de votre candidature ne contiennent pas de renseignements personnels de nature sensible, tels que ceux relatifs à :

• l’appartenance réelle ou supposée à un groupe ethnique ou à une prétendue race ;

• les opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques ;

• la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle ;

• l’état de santé ;

• les activités syndicales ou mutualistes ;

• toute condamnation pénale ou infraction n’ayant pas de lien avec le poste ;

• votre numéro d’assurance maladie ou numéro d’assurance sociale.

V_2024.05